「メールを見る時間」が人生で一番無駄。月曜の朝、1000件の未読を「10分」で処理するOutlook爆速設定術

月曜日の朝、出社してPCを開いた瞬間、絶望しませんか？週末の間に溜まった大量のメール。 CCに入っているだけの関係ない報告、自動送信のメルマガ、社内システムの通知…。

「まずはメールチェックから」と読み始めて、気づけば午前中が終わっている。これは、事務職として「最悪のスタート」です。

メールチェックは「作業」であって「仕事」ではありません。 1円の利益も生まないこの時間を、いかに削ぎ落とすか。今回は、私が実践している「マウスを使わずにOutlookを操作し、必要なメールだけを秒速で拾う」ための設定とテクニックを紹介します。

この設定をするだけで、あなたの月曜日の午前中は「空白」になります。

1. なぜ、あなたのメール処理は遅いのか

断言しますが、メール処理が遅い人は「マウスを使いすぎ」です。

この「クリック、移動、クリック」の動作。1回3秒だとしても、100通あれば300秒（5分）のロスです。しかも、マウス操作は「視線移動」を伴うため、目が疲れます。

プロの事務職は、メール処理中にマウスに触りません。 キーボードだけで、ゲームのようにパパパッと処理していくのです。

ショートカットキーは山ほどありますが、全部覚える必要はありません。 「これさえあればマウスを捨てられる」という5つだけ、今この瞬間に覚えてください。

メールを開いて、返信したいと思ったら即座にプッシュ。マウスで返信ボタンを探す時間はゼロになります。

「これは部長に確認だな」と思ったら、即転送。 Forward（転送）の「F」と覚えましょう。

これを知らない人が意外と多いです。メールを書き終えたら、いちいちマウスを持って「送信」ボタンを押していませんか？ Ctrlを押しながらEnterをターン！これだけで送信完了。そのまま次のメールへ行けます。

New（新しい）の「N」。デスクトップ画面からでも、Outlookが開いていれば一発で作成画面が立ち上がります。

これが最強の時短術です。メールを開いた状態で、いちいち「受信トレイ」に戻って次のメールをクリックしていませんか？このショートカットを使えば、「内容を表示したまま、次のメールへパラパラめくる」ことができます。紙の書類をめくる感覚で、数百件のメールを高速スキャンできます。

ショートカット以前の問題として、「読む必要のないメール」が受信トレイに入っていること自体が間違いです。受信トレイは「聖域」です。自分がすぐに対応すべき案件以外、入れてはいけません。

今すぐ受信トレイの下に、以下の3つのフォルダを作ってください。

特に重要なのが「1. CCメール」です。自分は参考送付されているだけなので、リアルタイムで読む必要はありません。しかも「自動で既読にする」設定をしておけば、未読件数のバッジが増えないので、精神衛生上とても良いです。これらは、手が空いた時にまとめて読み流せば十分です。

以前の記事で紹介した「辞書登録」は、Outlookでも猛威を振るいます。

これに、ショートカットキーを組み合わせるとどうなるか。

この間、わずか10秒。マウスには一度も触れていません。周りの人がカチカチとクリックしている間に、あなたは10通のメールを処理し終えています。

メール処理が速くなれば、午前中の「本当の仕事」に使える時間が1時間増えます。それはつまり、定時より1時間早く帰れるということです。

月曜日の朝、憂鬱な顔でマウスをカチカチするのはもう卒業しましょう。キーボードだけでバババッとメールをなぎ倒していく爽快感を知れば、月曜朝が少しだけゲームのように楽しくなりますよ。