「お」と打てば「お世話になっております。」が出る。事務職の入力スピードを3倍にする「辞書登録」活用術

あなたは毎日、会社で「お世話になっております」と何回タイピングしていますか？「よろしくお願いいたします」はどうでしょうか？

もし、これらを毎回「o-se-wa-ni-na-t-te…」と一文字ずつ打っているなら、非常にもったいない時間の使い方をしています。

仕事が速い人は、指を高速で動かしているわけではありません。「打つ文字数」を極限まで減らしているのです。

今回は、Windowsの標準機能である「ユーザー辞書（単語登録）」を使って、入力の手間を3分の1以下にするテクニックを紹介します。特別なソフトもアプリも不要。今日からすぐに実践できる最強の時短術です。

なぜ「辞書登録」が最強の時短術なのか

辞書登録とは、特定の文字を入力した時に、あらかじめ決めた言葉に変換されるように設定する機能です。例えば、「お」と打って変換キーを押すだけで、「お世話になっております。」と出るように設定できます。

メールを1通書くのに、挨拶や結びの言葉で10秒かかっているとします。 1日30通メールを送るなら、挨拶だけで5分。1ヶ月で約2時間です。

これを辞書登録すれば、0.5秒で終わります。浮いた時間は、もっとクリエイティブな仕事や、休憩に使えます。

「宜しくお願い致します」の変換を間違えたり、お客様の名前の漢字を間違えたり。こうしたミスは、手入力するから起こります。

一度正しく登録してしまえば、あとは呼び出すだけ。人間が入力しないので、ミスのしようがありません。「絶対に間違えられない社名」や「役職」こそ、辞書登録すべきです。

では、具体的に何を登録すればいいのでしょうか。私が実際に使っていて、事務職の皆さんに絶対おすすめしたい「鉄板リスト」を紹介します。

まずはこれらを登録するだけで、メール作成のストレスが激減します。

たった1文字か2文字打つだけで、長文の挨拶が一瞬で現れます。

ログイン画面での入力や、書類作成で役立ちます。

特にメールアドレスは、半角英数字に切り替えて打つのが面倒ですが、辞書登録しておけば日本語入力のまま「めあ」と打つだけで済みます。

「サイトウ」さんや「ワタナベ」さんは、漢字のバリエーションが多くて変換が大変です。

毎回変換候補のリストから探すストレスから解放されます。

設定は驚くほど簡単です。1分で終わります。

これだけです。今すぐ試してみてください。メモ帳を開いて「お」と打って変換すれば、感動するはずです。

登録する「よみ」は、基本的に短ければ短いほど良いですが、少しコツがあります。

あまりにも一般的な言葉（例えば「き」など）に登録すると、普通に「気」と打ちたい時に邪魔になることがあります。その場合は、「きん」→「緊急事態」のように2〜3文字にするか、「めあ（メールアドレス）」「じゅう（住所）」のように、自分なりのルールを作ると使いやすくなります。

会社のPCは、最初は誰にとっても使いにくい「ただの箱」です。しかし、この辞書登録を繰り返していくことで、PCは徐々に「あなたの思考」を先読みしてくれる「最高の相棒」に進化します。

全部一気にやる必要はありません。まずは「お世話になっております。」の1つだけでいいので、今すぐ登録してみてください。

その快適さを一度味わったら、もう二度と手入力には戻れなくなりますよ。

辞書登録で打つ文字数を減らしたら、次は「打つ速度」そのものを上げましょう。タッチタイピングを習得すれば、あなたの作業スピードは無敵になります。

また、マウス操作を減らす「ショートカットキー」も組み合わせれば、残業時間はもっと減らせます。「脱・マウス」を目指す方は、こちらの記事もセットで読んでみてください。